La mayoría de la gente no se da cuenta de la importancia del departamento de contabilidad para mantener un negocio funcionando sin problemas ni retrasos. Esto se debe probablemente a que los contadores supervisan muchas de las funciones de back-office de una empresa, a diferencia de las ventas, por ejemplo, que son actividades de primera línea, al aire libre y en la línea de fuego. Entra en cualquier tienda minorista y estarás en el centro de las actividades de venta. Pero, ¿ha visto alguna vez el departamento de contabilidad de una empresa en acción?
La siguiente lista le da una idea bastante clara de las funciones de back-office que realizan los contables:
Nómina: Deben calcularse los sueldos y salarios totales ganados por cada empleado en cada período de pago, que se denominan sueldos brutos o ingresos brutos. Basado en información privada detallada en los archivos de personal e información sobre las ganancias hasta la fecha, se deben determinar los montos correctos de los impuestos sobre la renta y otras deducciones de los salarios brutos, los cuales reportan información diversa que se produce en cada período de pago y se entregan al empleado. Los montos totales de los impuestos sobre la renta retenidos, los planes de pensiones de Canadá o Quebec y las primas de seguro de empleo impuestas al empleado y al empleador deben pagarse al gobierno federal o provincial a tiempo. La jubilación, las vacaciones, el subsidio de enfermedad y otros beneficios que los empleados ganan tienen que ser actualizados cada período de pago. Muchas empresas subcontratan las funciones de nómina a empresas o bancos que se especializan en esta área.
Cobro de efectivo: Todo el efectivo recibido de las ventas y de todas las demás fuentes debe ser cuidadosamente identificado y registrado, no sólo en la cuenta de efectivo sino también en la cuenta apropiada para la fuente del efectivo recibido. El departamento de contabilidad se asegura de que el dinero en efectivo se deposite en las cuentas de cheques de la empresa y de que la empresa tenga a mano una cantidad adecuada de monedas y billetes para que los clientes puedan hacer el cambio. Los contadores equilibran la chequera de la empresa y controlan el acceso a los recibos de caja entrantes. En las organizaciones más grandes, el tesorero puede ser responsable de algunas de estas funciones de flujo de caja y manejo de efectivo.
Pagos en efectivo (desembolsos): Una empresa emite muchos cheques en el transcurso de un año. El departamento de contabilidad prepara todos estos cheques para las firmas de los oficiales de negocios que están autorizados a firmar cheques. El departamento de contabilidad guarda todos los documentos y archivos comerciales justificativos para saber cuándo deben pagarse los cheques, se asegura de que el importe a pagar sea correcto y remite los cheques para su firma.
Adquisiciones e inventario: Por lo general, los contadores son responsables de llevar un registro de todas las órdenes de compra que han sido colocadas para el inventario (productos a ser vendidos por el negocio) y todos los demás activos y servicios que el negocio compra. Un negocio típico hace muchas compras durante el curso de un año, muchas de ellas a crédito. Esta área de responsabilidad incluye el mantenimiento de archivos de todas las responsabilidades que surgen de las compras a crédito para que los pagos en efectivo se procesen a tiempo. El departamento de contabilidad también mantiene registros detallados de todos los productos que la empresa tiene para la venta y, cuando los productos se venden, registra el costo de las mercancías vendidas.
Contabilidad de la propiedad: Un negocio típico posee muchos activos sustanciales a largo plazo llamados propiedades, plantas y equipos, incluyendo muebles y equipos de oficina, vitrinas de venta al por menor, computadoras, maquinaria y herramientas, vehículos (automóviles y camiones), edificios y terrenos. Con la excepción de los elementos de costo relativamente pequeño, una empresa mantiene registros detallados de su propiedad, tanto para controlar el uso de los activos como para determinar el monto apropiado de depreciación para los cálculos contables y fiscales. El departamento de contabilidad mantiene estos registros de propiedad.
