¿Qué tipo de estados financieros tienen que presentar las empresas?

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Por Lita Epstein

Los propietarios de empresas que buscan el mayor nivel de protección pueden optar por incorporar sus negocios. Los tribunales han determinado claramente que las corporaciones son entidades legales separadas, y que sus propietarios están protegidos de las reclamaciones presentadas contra las actividades de la corporación. Un propietario (accionista) en una corporación no puede ser demandado o enfrentar cobranzas debido a las acciones que la corporación toma.

El velo de protección es un poderoso argumento a favor de la incorporación. Sin embargo, las obligaciones que vienen con la incorporación son tremendas, y una corporación necesita recursos significativos para pagar por los servicios legales y contables requeridos. Muchos negocios no se incorporan y eligen en cambio permanecer no incorporados u organizarse como una LLC para evitar estos costos adicionales.

Antes de constituir una sociedad, una empresa debe formar un consejo de administración, incluso si eso significa incluir a los cónyuges e hijos en el consejo. (¡Imagínate cómo son esas reuniones familiares de la junta!)

Las juntas pueden estar formadas tanto por propietarios como por no propietarios. Cualquier miembro de la junta que no sea propietario puede ser pagado por su servicio en la junta.

Antes de constituir una sociedad, ésta también debe repartirse la propiedad en forma de acciones. La mayoría de las pequeñas empresas no negocian sus acciones en una bolsa abierta. En cambio, lo venden en privado entre amigos e inversores.

Las corporaciones son entidades tributarias separadas, por lo que deben presentar declaraciones de impuestos y pagar impuestos o encontrar maneras de evitarlos mediante el uso de deducciones. Existen dos tipos de estructuras corporativas:

• Corporaciones de la S: Estas corporaciones tienen menos de 100 accionistas y funcionan como sociedades, pero dan a los propietarios una protección legal adicional.
• Corporaciones C: Estas corporaciones son entidades legales separadas formadas con el propósito de operar un negocio. En realidad son tratados en los tribunales como entidades individuales, como personas. La incorporación permite a los propietarios limitar su responsabilidad de las acciones de la corporación. Los propietarios deben dividir su propiedad mediante el uso de acciones, un requisito especificado como parte de la ley corporativa. Como inversionista, lo más probable es que usted sea accionista de una corporación C.

Pago de impuestos a la manera corporativa

Si una empresa se organiza como una corporación S, puede evitar el impuesto de sociedades pero mantener su protección legal. Las sociedades anónimas son esencialmente tratadas como sociedades de personas a efectos fiscales, y las ganancias y pérdidas se transfieren a los accionistas, quienes a su vez informan los ingresos o las pérdidas en sus declaraciones de impuestos personales.

La mayor desventaja de la corporación S es la forma en que se distribuyen las ganancias y pérdidas. Aunque una sociedad tiene mucha flexibilidad para repartirse las ganancias y pérdidas entre los socios, las corporaciones S deben dividirlas en base a la cantidad de acciones que cada accionista posee.

Esta estructura puede ser un gran problema si uno de los propietarios ha dado dinero en efectivo y comprado acciones, mientras que otro propietario es el principal responsable de las operaciones comerciales diarias. Debido a que el propietario responsable de las operaciones no compró acciones, no es elegible para las ganancias a menos que reciba la propiedad de acciones como parte de su contrato con la compañía.

Sólo las empresas relativamente pequeñas pueden evitar los impuestos como corporación. Después de que una corporación tiene más de 100 accionistas, pierde su estatus de corporación S. Además, sólo los residentes de los EE.UU. pueden tener acciones de la corporación S. Los extranjeros no residentes y las entidades no humanas (tales como otras corporaciones o sociedades) no califican como propietarios. Sin embargo, algunas organizaciones exentas de impuestos – incluyendo planes de pensiones, planes de participación en las ganancias y planes de bonos de acciones – pueden ser accionistas de una corporación S.

Una gran desventaja de la corporación C es que sus ganancias son gravadas dos veces – una a través de la entidad corporativa y otra como dividendos pagados a sus dueños. Los dueños de corporaciones C pueden obtener ganancias sólo a través de dividendos, pero pueden pagarse un salario.

A diferencia de las corporaciones S, las sociedades y las empresas unipersonales, que transfieren las ganancias y pérdidas a sus propietarios, quienes luego las reportan en sus formularios de impuestos sobre ingresos personales, las corporaciones C deben presentar sus propios formularios de impuestos y pagar impuestos sobre cualquier ganancia.

Requisitos de información

Una compañía debe cumplir con varios requisitos para mantener su velo corporativo de protección en su lugar. Por ejemplo, las corporaciones deben celebrar reuniones de la junta directiva, y las actas de esas reuniones detallan las acciones que la compañía debe tomar para probar que está operando como una corporación. Las acciones que se deben mostrar en las actas incluyen:

• Establecimiento de asociaciones bancarias y cualquier cambio en dichos acuerdos
• Préstamos de accionistas o de terceros
• La venta o el rescate de acciones.
• El pago de dividendos
• Autorización de sueldos o bonificaciones para oficiales y ejecutivos clave (Sí, esas bonificaciones multimillonarias de las que ha oído hablar como escándalos corporativos importantes deben ser votadas en las reuniones de la junta). La lista real de salarios no tiene que estar en las actas, pero puede incluirse como anexo.)
• Cualquier compra, venta o arrendamiento de activos corporativos
• La compra de otra empresa
• Cualquier fusión con otra empresa
• Cambios a los Artículos de Incorporación o a los estatutos
• Elección de funcionarios y directores corporativos

Estas actas corporativas son registros oficiales de la compañía, y el IRS, las autoridades fiscales estatales y los tribunales pueden revisarlas. Si una compañía y sus propietarios son demandados y la compañía quiere invocar el velo de la protección corporativa, debe tener estas actas de la junta para probar que operaba como una corporación.

Si la propiedad de una corporación C se mantiene entre familiares y amigos, puede ser flexible en cuanto a sus requisitos de presentación de informes. Sin embargo, muchas corporaciones C tienen inversionistas y acreedores externos que requieren informes financieros formales que cumplan con los estándares de GAAP. Además, la mayoría de las corporaciones C deben tener sus informes financieros auditados.