¿Qué son los controles internos? – Explicado

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Por Kenneth Boyd, Lita Epstein, Mark P. Holtzman, Frimette Kass-Shraibman, Maire Loughran, Vijay S. Sampath, John A. Tracy, Tage C. Tracy, Jill Gilbert Welytok

Los controles internos son estándares operativos que un cliente utiliza para asegurarse de que la empresa funciona bien. Los controles internos establecidos para cada tipo de cuenta financiera están estructurados de forma diferente. Por ejemplo, un control interno para la nómina implicaría asegurarse de que ningún empleado ficticio (inexistente) reciba cheques de pago.

Un buen control interno para evitar errores en la nómina es tener una clara segregación entre los supervisores del departamento y los miembros del personal responsables de los registros de personal y del procesamiento de la nómina. Este tipo de estándar de operación es usualmente creado por el esfuerzo del grupo: El consejo de administración, la gerencia y los empleados de control interno están todos involucrados. (La junta directiva usualmente consiste del presidente, vicepresidente, tesorero y secretario de la corporación.)

Si está auditando una empresa en la que un grupo de personas, como la junta directiva, la dirección y los empleados, diseñan procedimientos operativos, ellos crean estas reglas para garantizar cuatro cosas:

• La fiabilidad de sus estados financieros
• Protección de los activos de la empresa
• La efectividad y eficiencia de la operación del negocio
• Cumplimiento con las leyes y regulaciones, como la presentación de declaraciones de impuestos, el mantenimiento de un lugar de trabajo seguro y la protección del medio ambiente de cualquier subproducto peligroso de las operaciones de la compañía.

Los controles internos son tan importantes para la gerencia como lo son para usted. La gerencia debe contar con información financiera confiable para tomar decisiones de negocios sólidas y salvaguardar sus activos. Además, la eficacia y eficiencia con que opera el negocio tiene un efecto directo en el resultado final.

Independientemente del tipo de negocio que esté auditando, usted busca unos pocos sellos importantes de control interno:

• Segregación de funciones: Esta es siempre la primera característica de los buenos controles internos porque proporciona un sistema de controles y equilibrios. El hecho de que más de un empleado trabaje en una tarea de contabilidad específica reduce la probabilidad de que un empleado eluda el sistema de contabilidad y robe a la empresa, mientras que en las grandes empresas, los miembros del consejo de administración no suelen ser empleados de la empresa. Por otro lado, en algunas compañías pequeñas, una persona puede ser el único accionista de la compañía y su único empleado. En este caso, usted nunca tendría una situación de control interno efectiva, porque no hay segregación de tareas. Lo mejor que puede esperar es que exista algún tipo de supervisión independiente, tal vez por parte de la persona que prepara la declaración de impuestos de la empresa.
• Descripciones escritas de puestos de trabajo: Estas descripciones deben detallar los deberes y responsabilidades de todos los empleados y deben actualizarse cuando un empleado abandona o cambia de trabajo.
• Estableció niveles de autoridad para llevar a cabo ciertas tareas: Por ejemplo, personas específicas deben estar involucradas en el pedido de equipos o en la cancelación de deudas incobrables.
• Pruebas y revisiones periódicas de la gestión: Este procedimiento es esencialmente la promesa de la gerencia de mantener registros contables precisos y asegurarse de que la empresa cumple con los controles internos.